Cómo manejar la saturación de información

Uno de los mayores desafíos que encontramos en nuestra profesión es la necesidad de manejar mucha información al mismo tiempo, esto hace que corramos el riesgo de saturarnos y perder de vista lo realmente importante, un error en el que es muy fácil caer y bastante complicado de reponerse. Una vez que hemos dejado pasar lo relevante, no podremos reencontrarnos con aquello nuevamente hasta que ya sea una noticia vieja.

Por suerte, WebDesignerDepot nos brinda una pequeña lista de cuestiones a tener en cuenta para evitar esta saturación y proceder a la administración concreta de lo que realmente nos interesa, o lo que nos resulte útil.

Manejando la saturación de información

No pretendo con este artículo ahondar demasiado en los temas sino hacer que, intento captar la idea principal para que les resulte más amigable y obviamente traducirlo a nuestro idioma. Obviamente podrán leer todo el artículo original en profundidad si les interesa el tema.

Diferenciar lo importante de lo que no lo es

Muchas veces nos dejamos llevar por peces de colores, yendo detrás de aquello que llama nuestra atención a primera vista, pero que termina no siendo importante. Decidir entre lo que nos resulte relevante personal o laboralmente hablando es el inicio de cualquier segmentación.

Un método es comenzar a quitar aquello que solo nos quita tiempo, sin obtener ningún beneficio por leerlo, si nos dedicamos al diseño y es algo sobre lo que deseamos informarnos a diario, dejar las cuestiones accesorias fuera de esa fuente de información. Para todo aquello que no es primordial conocer al instante, podemos diferenciar los envíos (en los casos de emails) para recibir la información una vez por mes, por ejemplo.

Elaborar listas de intereses o herramientas útiles para trabajar, otras para ocio, otras para hobbis, debería poder armar un esquema básico de lo realmente útil en cuestión de información.

¿De dónde proviene la información?

Si planteamos frente a nosotros los diferentes medios por los que recibimos la información (feeds, emails, redes sociales), deberíamos poder hacer una comparación con las listas que hemos armado previamente. En este caso, colocar cada elemento en su respectivo nivel de importancia puede filtrar la lectura y achicar las cantidades. Dentro de cada una de estas listas podemos organizar el nivel de importancia o actualización como un ejemplo.

Limita tus fuentes

Si bien hay gran cantidad de sitios, con muchísima información que surge constantemente, debemos limitar nuestras fuentes, seguramente si nos fijamos bien, hay muchos espacios que tienden a repetir la información o simplemente copian. Por ello, si tenemos dos fuentes que hablan de lo mismo, debemos eliminar una. Si hay feeds que no leemos casi nunca, no nos está sirviendo, podemos eliminarlo también.

Comparar nuestras suscripciones entre emails y feeds también puede ser útil para no leer tres veces lo mismo, por ejemplo si estamos suscritos a un blog por email y al mismo tiempo lo tenemos en nuestro lector de feeds y a su vez, la misma información está siendo enviada a Facebook y Twitter, debemos decidirnos por una de las cuatro formas de seguirlo. Yo recomendaría utilizar aquella en la que la información se vea más rapidamente y en su totalidad, y sobre todo, que no nos requiera estar cambiando de medio constantemente.

Manejar horarios

Si no tenemos oportunidad de cortar la corriente de la información, nunca sabremos cuanto abarca en nuestra vida, ni el tiempo que consume, por lo que es recomendable utilizar un horario establecido para informarnos, chequear emails durante tiempos determinados, leer los feeds una vez por día o dos y durante una determinada cantidad de tiempo.

Algo importante sería darnos cuenta de en qué momento del día nos conviene informarnos, si cuando recién nos levantamos o a la noche cuando todo está tranquilo. Los artículos no se irán a ningún lado y podemos disponer de nuestro tiempo de la forma en la que deseemos.

Descansa

Me imagino a veces la información como una catarata, que por momentos se hace incontenible y uno termina dejando pasar cosas que quizas le hubiesen resultado importantes. Leer cuestiones laborales el fin de semana, o los días que podrían considerarse de descanso, está fuera de discusión. Si descansamos, eso es lo que debemos hacer, informarnos sobre cuestiones laborales no solo no nos rinde (por el cansancio) sino que no es saludable.

Recorta sin pena

No debemos temer al hecho de recortar las fuentes de las que dependemos, necesitamos buscar por aquellas que contengan más cantidad de información sobre los temas de nuestro interes. El resto, debe irse.

Esto también sucede con los emails, si estamos guardando un email hace semanas, debemos responderlo, destinarlo o borrarlo. Si lo dejamos allí pasaremos sobre él una y otra vez perdiendo tiempo.

Aprende a priorizar

A pesar de alivianar la cantidad de información que recibimos, siempre habrá momentos en los que no debemos procesarlo todo al mismo tiempo, por lo que priorizar lo realmente importante resulta muy útil. Mirar los tópicos de las listas que armamos en el primer paso e ir avanzando, etiquetando y organizando aquello que coincida con lo más relevante, ya que eso es lo que realmente nos sirve como información primordial. El resto, puede esperar.

Establece sistemas

Los sistemas de información son una cuestión avanzada, pero confío en que cada uno puede idear un método que le resulte cómodo y fácil de administrar, hoy en día casi todas las aplicaciones nos dejan etiquetar contenido, organizarlo en grupos o carpetas, utilizar colores para diferenciarlos entre sí. Todo lo que pueda ayudarnos a ahorrar tiempo de búsqueda, a la larga nos hará más eficientes.

Debemos buscar software que nos brinde las comodidades necesarias para poder administrar estas cuestiones con total control.

Investigar sin sucumbir a la sobrecarga de información

Cualquiera que haya hecho alguna vez un trabajo de investigación sabe la cantidad de marcadores, hojas, bibliografía, fuentes y tantos etcéteras que ni podría empezar, que se requiere manejar y tener a mano para consultar constantemente. Con los proyectos sucede lo mismo. En este caso, el tiempo puede ser un aliado porque nos entrena. Si solo tenemos 10 minutos para encontrar información, seguramente el primer día no encontraremos nada, al siguiente avanzaremos un poco más y así sucesivamente. En consecuencia, solo necesitaremos 10 minutos para juntar la información relevante a nuestra investigación y además nos entrenaremos en la búsqueda, yo lo llamo «el arte de saber dónde y qué buscar».

Dedicarle 10 minutos a un solo tema es mucho más productivo que saltar de pestañas con 20 links durante una hora. Además nos asegura comprender lo que estamos leyendo sin caer en malos entendidos ni cuestiones tangenciales que no tienen importancia.

Qué hacer si ya tenemos demasiada información

Me imagino un escritorio con dos monitores, un explorador con 20 pestañas sobre el tema, un editor de texto frente mío, tres libros a mi derecha, una carpeta de apuntes a mi izquierda, y unos cuantos papelitos pegados alrededor (y hasta en la frente). Para ello, primero respiramos, luego debemos comenzar de lo más general a lo particular, armar un diagrama, un cuadro que nos permita identificar lo más importante, y una vez hecho esto buscar la información pertinente sobre los términos que hemos destacado. El resto de la información deberá esperar hasta necesitarla, pero creo que eso puede ser un buen comienzo para organizarnos.

Conclusión personal

En otras oportunidades les he comentado sobre mis manías organizativas, está claro que esto no solo se aplica al medio virtual, si solemos utilizar información gráfica en revistas, artículos, debemos también ser organizados, marcar las cuestiones que nos son relevantes.

Siempre, a la hora de organizar, se debe comenzar por lo más importante de modo general, esa decisión nos ayudará a tomar decisiones que a la larga devendrán en costumbres y siempre sabremos dónde ir a buscar.

Fotografía de jypsygen.